(2023-20) 일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다 [자기계발] (이윤규)

일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다 

이윤규 저, 위즈덤하우스, 296쪽. 

하루하루를 잘 살아가는 것이, 인생 전체를 잘 사는 것이다. 
시간을 잘 사용하는데 있어서 가장 중요한 것은, 우선순위를 명확하게 세우는 것. 
시간 관리란, 자기에게 주어진 시간에 대해 주도권을 가지고 최고의 아웃풋을 만들어 내는 것. 

1장 시간 관리는 인생 관리다 

시간 관리의 두 가지 측면 : 
효율성 (해야 할 일을 얼마나 효율적으로 하느냐) vs 만족감 (하고 싶은 일을 얼마나 만족스럽게 하느냐) 

시간 관리 : 계획 - 실행 - 점검 

2장 완전한 자유는 완벽한 계획으로부터 

▷ 한 번에 한 가지 일만 해라. 머릿속이 복잡하다면 하는 일을 세부적으로 단계를 나누어 집중할 수 있도록. 
▷ '하고 싶은 일'과 '해야 할 일'을 구별하라. 
▷ 계획을 세울 때는 미래에 달성할 목표를 구체적으로 세운 후 현재로 거슬러 올라와 지금 해야 할 것을 생각해야 한다. 
▷ 장기계획을 세운 후에는 반드시 세분화된 단기계획을 세워야 한다. 
▷ 계획은 반드시 '수치화', '구체화'하라. 
▷ 계획의 SMART 원칙 : Specific 구체적이고, Measurable 수치화가 가능하고, Achievable 달성 여부를 쉽게 알수 있어야 하고, Realistic 비현실적이지 않고, Time-based 기한이 존재해야 한다. 
▷ Plan for the best, Prepare fot the worst (최상의 컨디션과 최악의 컨디션, 두 가지 버젼의 계획을 세워라) 
▷ 아이젠하워 원칙 : 
  중요하고 긴급한 일 - 1순위, 업무관련, 해야 할 일, 지금 즉시 처리, 빨강
  중요하지만 긴급하지 않은 일 - 2순위, 자기계발, 하고 싶은 일, 잠재적 이익이 가장 큰 일, 하루 일정한 시간 꾸준히 처리, 주황 
  중요하지 않지만 긴급한 일 - 3순위, 잡무, 아웃소싱 하거나 일의 효율이 떨어지는 시간에 한꺼번에 모아서 처리, 초록 
  중요하지도 긴급하지도 않은 일 - 4순위, 중요하지 않은 하고 싶은 일, 삭제하거나 시간이 남을 때 처리, 취소선  
  ※ 단, 적은 시간과 에너지 투자로 일의 개수 자체를 줄여주는 것이 있다면 그것을 우선하는 것도 좋다. 
  ※ 일을 모두 분류하고 나면 나만의 데드라인을 설정하라(객관적인 시한보다 당겨서). 
▷ 바쁠수록 오늘 하루를 행복하게 만들어주는 일을 하라. 
▷ 모든 일에는 워밍업과 쿨링다운 시간이 필요하기 때문에 비슷한 업무는 서로 묶어서 하는게 효율적이다. 

3장 효율적인 시간 사용을 위한 노하우 

▷ 일단 시작하라. 
▷ 나를 끌어주는 말고 감사로 하루를 시작하라. 
▷ 방해물을 미리 제거하여 최적의 환경을 만들라. 
▷ 실행의 성패는 사전 시뮬레이션에 달려 있다. 
▷ 실행 단계의 효율을 높이는 방법 : ① 세부계획 수립, ② 효율적인 자료 정리, ③ 반복을 통한 루틴화 
▶ 업무위임을 할 때 : 상대의 능력과 의욕을 고려할 것, 업무위임의 목적과 내용이 정확히 공유할 것, 기한을 정해줄 것. 
▶ 위임된 업무를 맡을 때 : 할 수 없는 일은 거절할 것, 맡은 업무를 실행하기 전 목적, 범위, 내용을 다시 확인할 것 
▶ 업무보고를 할 때 : 상대방에게 소요될 예상시간을 미리 알려줄 것, 주제/결론/핵심논거/향후조치의 순으로 핵심정보만을 요약해서 전달할 것, 예상되는 질문에 대한 답까지 미리 준비해서 보고할 것 
▶ 결과에 대한 피드백 : 결재는 명확하고 신속하게, 잘못된 부분을 정확하게 진단하고 해결책을 제시할 수 있어야, 결재를 한 후에는 그 결과에 대해 수용하고 믿어야 하며, 그 결과에 대해 '지시를 한 사람'이 전적으로 책임을 져야한다. 

※ 회의 
  ⑴ 기획회의 : 아이디어를 모으는 종류의 회의. 반드시 같은 시간에 한 장소에 모여서 할 이유가 없음. 고로, 폐기되어야 할 회의. 화이트보드나 구글드라이브를 통해서 각자 아이디어들을 내고 시간이 지나면서 취합하도록 하는 것이 바람직하다. 
  ⑵ 의사결정/해결방안 회의 : 몇 가지 안 중에 한 가지로 결정해야 하는 회의. 미리 서로가 지지하는 안을 공유한 후에 각자가 그에 대한 반론과 재반론을 정리해서 들고오도록. 그렇지 않으면 문제점을 뒤늦게 발견하고 회의가 공회전하게 됨. 
  ⑶ 정보 공유 회의 : 진행상황이나 일의 결과 등의 정보를 공유하는 회의. 메시저나 게시판을 통해서 공유해도 충분함. 다만 구성원이 해당 내용에 대해 확실하게 주지하기를 바라는 경고적인 의미가 있을 수 있으므로, 해당 내용에 대하여 숙지가 되지 않으면 패널티를 주는 식으로 해결할 수 있음. 

▷ 버퍼링이 자꾸 생길 때 
① 현재 할 일이 무엇인지 명확하지 않을 때 : 자신도 모르게 새로운 계획을 함께 하고 있어 머릿속이 복잡한 경우. 모든 일을 멈추고 실행단계에서의 세부계획을 재점검한다. 
② 현재 하고 있는 일의 방향성에 대해 의구심이 생긴 경우 : 시간이 걸리더라도 일을 멈추고 심호흡을 하면서 전체적인 방향성을 점검해 보는 것이 낫다. 
③ 번아웃 된 경우 : 잠시 휴식하면서 에너지를 보충하는 것이 낫다. 

▷ 남에게 부탁을 받았을 때 
① 부탁이나 요구가 있을 때 즉시 수락하거나 거절하지 말고 잠시 멈추어 생각하는 습관을 만들라.
② 현재 내가 해야 하는 일이 얼마나 남았고 그것을 모두 하는 데 얼만큼의 시간이 걸릴지 생각한다.
③ 내 상황이 허락한다면, 승낙/거절했을 때 나와 상대방에게 생길 이익/불이익을 비교해본다.
④ 비교 후, 거절을 해야 하는 상황이라면 '샌드위치 기법'으로 거절한다. [긍정(제안에 감사)-부정(거절)-긍정(다음 기회에)]
※ 거절해야 할 상황에 거절하지 못하는 것은, 자신과의 약속을 어기는 것이고 자신을 배려하지 않는 것이다. 

4장 점검과 재충전 

♣ 점검
점검의 3단계 : 문제점 확인 - 문제점 수정 - 새로운 계획 수립 및 반영 
문제점 확인을 위해서, 그때 그때마다 기록해두는 것이 매우 중요하다. 
일의 완료 후에는 취소선으로 표시를 하고, 덩치가 큰 일을 다 마무리 하지 못했을 경우엔 세부사항을 구분하여 완료만 표시한다. 
완료하지 못한 일은, 동그라미를 쳐서 표시해둔다. 
일을 실행하는데 걸린 시간을 기록해두고, 다음부터 가늠해 볼 수 있도록 한다. 
완료한 일은 본인의 스타일에 따라, [점수/상중하/감상]으로 평가한다. 

♣ 재충전 
육체적 재충전과 정신적 재충전 모두 다 필요하다. 
아침 : 육체 - 탄수화물 섭취, 정신 - 10분간 명상 
점심 : 식사명상, HICT(high intensity circuit training) 7분 운동, 낮잠(10~20분) 
저녁 : 회사에서의 일은 회사에서 마무리, 명상 또는 산책 

※ 시간관리의 핵심은 결국 아웃풋을 만드는 것이다.