(2021-17) 더 미팅 The Meeting [자기계발] (홍국주, 최익성)

The Meeting 

홍국주/최익성 저, 플랜비디자인, 283쪽. 

우리의 회의는 질서적인 측면에서 올바른 형태의 수직적 회의 문화를 가지고 있어야 하며, 의견을 나누는 소통의 측면에서 올바른 수평적 회의 문화를 가지고 있어야 합니다. 

회 : 혼자 하지 않고 올바르게 모이는 일
의 : 모이지만 않고 의견을 나누는 일
결 : 의견만 나누지 않고 결론을 내리는 일
행 : 결론만 내지 않고 실행으로 옮기는 일

회의 참석자 선정(RAPID framework) :
Recommend(제안자) - 의사결정을 위한 핵심 의견을 제시할 수 있는 참여자. 논의될 주제에 대한 올바른 데이터와 분석력을 가지고 있어야 함. 
Agree/Disagree(동의자) - 제안자의 의견에 동의 혹은 반대할 수 있는 참여자. 
Perform(실행자) - 회의 후 정해진 의사결정 사항을 실제 이행하는 참여자. 
Input(검토자) - 결정된 사항의 실현 가능성을 검토할 수 있는 참여자. 
Decide(의사 결정자) - 의사결정을 내릴 수 있는 권한과 책임이 있는 참여자.

논의할 회의주제는 구성원의 니즈와 의견을 반영해야 합니다. 구성원이 회의에 진정으로 몰입하길 원한다면 구성원이 논의하고 싶은 주제를 그 이유와 함께 제안할 수 있도록 격려해야 합니다. 그리고 구성원이 제안한 주제가 논의되지 않을 경우 합당한 이유를 설명해줘야 합니다.
(...) 
논의될 주제는 질문형으로 아젠다에 작성해야 합니다.

각 의제 항목의 논의 필요성을 참여자들이 동의하는 것도 중요하지만 더 나아가 그 논의 방법에 대한 동의를 구하는 것이 좋습니다. 합의된 진행 프로세스 절차를 따라 논의를 이어나가다 보면 회의의 생산성이 크게 향상될 수 있습니다.

만약에 사전에 자료를 배포하지 못했다면, Chapter 2의 아마존의 '침묵의 정독(Silent Reading)' 사례와 같이 회의를 시작하기에 앞서 먼저 자료를 읽는 시간을 가지는 것이 현명합니다.

이미 아젠다를 사전에 배포해 회의의 목적과 목표 등을 공지하였더라도 회의를 시작하기에 앞서 회의 참여자 모두와 같이 아젠다를 검토해야 합니다. 왜 이 회의가 중요하고 무엇을 논의할 것인지 간략히 설명하고 동의와 지원을 얻어내는 것이 좋습니다.

회의에서 다루어지는 의제 항목의 1/6은 과거를, 1/6은 미래 시점의 사항을 논의하고, 나머지 4/6는 현재 시점의 사항들을 논의해야 합니다. 
(...) 
‘과거 시점의 의제 항목’이란 정확하게 말해서 과거에 논의가 끝나지 않아 의사결정이 완전히 이루어지지 않은 채 남아있는 항목을 나타냅니다.
(...) 
미래 시점의 의제 항목이란 향후 미래에 논의가 필요할 것으로 예상되는 사항들을 말합니다. 미래 시점의 의제 항목을 포함하는 것만으로도 회의 참여자들의 창의성을 증진시킬 수 있습니다.

1/3 법칙. 
앞의 1/3은 공지, 결정하기 쉬운 사안 논의. 
중간 1/3은 가장 중요한 내용으로. 
후반 1/3은 당장 결정할 필요없는 항목으로.

리더의 실수는 무엇일까요? 자신의 의견을 먼저 말한 것입니다. 이것은 치명적입니다. 만약 그렇게 의견을 전달할 것이었다면 질문할 필요도, 회의를 할 필요도 없었습니다. 그냥 지시하면 되는 일이었습니다.

리더가 분명히 알아야 하는 것은 질문의 목적은 답변이 아니라 생각의 시작을 돕는 것이라는 사실입니다. 생각을 유지하게 하고 생각의 초점을 맞추는 것입니다. 따라서 구성원이 생각할 수 있는 침묵의 시간을 주는 게 필요합니다. 또한 침묵을 인내하지 않고 특정 누군가를 지명해서 다시 질문하는 것은 좋지 않습니다.

회의 진행자의 역할. 
1. 회의 참여자들이 온전히 회의에 참여할 수 있도록 장려. 
2. 회의 참여자 간 상호 이해를 증진. 
3. 아이디어를 도출하는 포괄적 해법 지원. 
4. 회의 참여자들의 책임의식 함양. 
5. 전체 회의를 리드. 
6. 회의 종료 후 회의록과 실행계획서 공유.

빔프로젝터 대신 화이트보드

브레인스토밍은 창의적 아이디어를 필요로 할 때. 
브레인스토밍의 4대 원칙 : 비판 금지, 자유분방, 질보다 양, 아이디어 편승.

의견을 낸 사람이 일을 맡게 되는 것을 부담스럽게 생각해, 의견을 내지 않는 문제는 어떻게 해결해야 하나? 

회의에서의 결론이란 회의를 종결하는 것을 의미합니다. 결론에 포함되어야 하는 것은 1) 무엇을 할 것인가?(결정 사항), 2) 그것을 누가 할 것인가? 3) 언제까지 할 것인가? 4) 어떻게 할 것인가?(방법에 대한 합의)입니다.

화이트보드 내용을 사진으로 찍어서 공유하는 것으로 회의록을 대신한다고 합니다. 문서로 남겨야 하는 것은 회의 실행계획서입니다.

회의록과 실행계획서는 회의가 끝난 후 24시간 이내에 회의 참여자와 회의 내용의 이해관계자들에게 공유되어야 합니다. 공유 대상에는 회의 미참석자 또한 포함됩니다. 그리고 회의 때 결정된 사항을 행동으로 옮기는 실행자뿐만 아니라 그 실행에 영향을 미칠 수도 있는 유관부서에도 같이 공유해야 합니다. 그 이유는 필요할 경우 실행자의 행동을 지원하기 위함입니다. 그리고 특히나, 회의 미참석자가 실행계획서에 명시된 내용을 행동으로 옮겨야 할 경우에는 회의록을 필히 같이 공유하는 것이 중요합니다.

[L:Learning] 업무를 하면서 당신이 얻은 것, 배운 것은 무엇인가? 
[D: Difficulties] 업무를 하면서 어려움을 겪고 있는 것은 무엇인가?
▶ 업무 프로세스 때문에 겪고 있는 어려움은 무엇인가?
▶ 유관부서와의 관계에서 어려움은 무엇인가? 
▶ 고객과의 관계에서 어려움은 무엇인가?
▶ 팀 내에서 어려움이나 불편함이 있다면 무엇이 있는가? (팀 내 업무 프로세스, 부서 적응, 팀원들과의 관계 등) 
▶ 개인 차원에서 겪고 있는 어려움은 무엇인가? (지식, 경험, 적응도, 감정 등)
▶ 조직감정 회사 차원에서 겪고 있는 어려움은 무엇인가? (팀 간의 업무 프로세스, 회사 적응, 제도, 비전이해, WLB 등) 
[S:Support] 리더로서 지원을 해줬으면 하는 것은 무엇인가?

회의는 의견을 나누고 결론을 내는 것을 의미합니다. '회'는 의견과 결론이 아닌 다른 목적을 가지고 모이는 것을 의미합니다. (공유, 교육, 세미나 등이 이에 해당합니다.) 따라서 진척을 확인하는 것이 목적인 회의는 주로 발표 위주로 진행되기 때문에 '주간 업무 추진 현황 공유회'라고 명명하는 것이 합리적입니다. 서로 주고받아야 할 의견이 없다면, 서로의 생각을 듣고 결정해야 할 사항이 없다면 '회의'라는 명칭을 빼는 것이 바람직 합니다.

지금 필요한 것은 ‘이 회의가 끝나면 무엇을 얻게 된다’는 결과로서의 목표를 명확히 제시하는 것입니다. 이때 의장이 ‘나는 회의를 통해 무엇을 얻고 싶고, 참석자들은 무엇을 얻어가길 바란다’라는 부분을 명확하게 정의할 필요가 있습니다. 
무엇보다 참석자들이 얻어가는 것이 무엇인지 깊이 있게 생각해야 합니다. 회의의 목적이 단순히 의장에게 있는 의장 중심의 회의는 가짜회의입니다.

회의장 배치나 구조를 바꿔야 합니다. 테이블을 원탁식으로 될 수 있도록 하고, 벽면에 쓰고 붙이고 할 수 있게 해야 합니다. 공간은 매우 중요합니다. 특히 회의 공간은 우리가 생각하는 것 이상으로 중요합니다. 회의가 잘되기 위해서는 먼저 훌륭한 회의 공간을 만들어야 합니다. 활기 있는 회의 공간에서 일하면 회의 참여자의 활력도 높아질 것입니다. 열망을 일으키는 회의 공간을 만들어야 합니다.

회의가 불필요하다고 생각하는 가장 큰 이유는 회의가 단순 점검, 정보 공유이기 때문. 공유형 회의는 최소한으로 줄이는 것이 바람직하다. 
공유형 회의를 바람직하게 하는 방법. 
1. 공유형 회의라면 공유할 정보만 간단하게. 이슈도 3개까지로 제한. 
2. 공유를 마친 인원은 자유롭게 떠나도록. 어떤 정보가 어떤 순서대로 공유될 것인지 아젠다에 명확하게 명시하도록. 
3. 필요에 따라 온라인으로 대체 가능. 
4. 회의 사전에 알고 있는 정보와 더 알고 싶은 정보를 리스트업해서 문서화 해놓아야 한다. 
5. 가장 많은 정보를 알고 있는 사람을 회의주관자로.

문화를 바꾸는 것은 무언가 새로운 것을 하는 것이 아닙니다. 하지 않아야 할 것들을 제거하는 것입니다. 제발 문화를 바꾸기 위해 새로운 시도를 하지 말기 바랍니다. 그럴수록 사람들은 더 조직으로부터 멀어질 수도 있습니다. 폐기해야 할 것을 찾고 그냥 폐기하기 바랍니다. 안 해도 되는 것이 무엇인지 발견하면 보고서 없이, 회의 없이 그냥 제거하면 됩니다. 바로 지금입니다.