(2019-49) 30분 회의 [자기계발/경제·경영] (정찬우)

30분 회의 

정찬우 저, 라온북, 200쪽. 

원장님의 추천으로 읽게 된 책. 

실무적인 좋은 내용이 많다. 가장 와닿았던 건 결정된 일이 완성될 때까지 추적관찰이 필요하다는 것. 

이하, 주요 내용 요약. 

이상적인 회의의 조건. 
▶ 누구나 필요한 시점에 쉽게 공지할 수 있는 회의 
▶ 미리 정해진 짧은 시간 내에(30분) 무조건 마치는 회의 
▶ 누구에게나 의사 표현의 기회가 주어지는 회의 
▶ 누가 언제까지 어떤 일을 할 지 책임이 명확히 정의되는 회의 
▶ 회의 중에 회의록 작성이 완료되고, 참석자와 공유되는 회의 
▶ 결정된 일이 완료될 때까지 추적 관리가 되는 회의 

핵심 관련자만 회의에 참석하는 회의보다는 관련된 사람들이 모두 참석하는 것이 좋다. 회의에 참석한 사람이 회의에서 논의된 내용을 전달하게 되면 의미가 와전될 가능성이 높아지고, 불필요한 시간과 노력이 2중, 3중으로 소모되고, 회의에 참석하지 않은 실무자는 반발심과 소외감이 생긴다. 그래서 가능한 회의에는 많은 사람이 참여하는 것이 좋다. 

회의록 작성의 실시간 공유 : 회의록을 철저하게 관리하는 것은 30분 회의의 핵심 요소 중 하나이다. 프로젝터가 2대가 필요한데, 하나는 자료 공유용, 다른 하나는 회의록 공유용이다. 참석자들이 회의록을 함께 보며 회의하면 집중도가 놀랍게 상승하고, 회의 시간에 결정된 내용에 대해 참석자들이 다 같이 확인하고 승인하는 것과 같은 효과를 거둘 수 있다. 회의가 끝남과 동시에 회의록 작성이 마감되며, 회의에 참석한 모든 이들에게 회의록을 전송한다. 

회의 공지에 포함되어야 할 것들. 
▶ 회의 주제, 장소, 시간 
▶ 참석 대상 (이름 명시) 
▶ 진행 내용 (Agenda) 
▶ 참석자별 사전 준비 사항 
▶  자료 및 기타 

30분이라는 짧은 시간에 효과적인 회의가 가능하려면 참석자들이 각자 할 수 있는 일을 미리 해와야 한다. 개인적으로 할 수 있는 자료 준비, 아이디어에 관한 생각 정리, 그리고 이슈에 대한 잠정안 마련까지 참석자들이 미리 생각한 후 회의에 참석하도록 하면, 그 회의는 일사천리로 흘러간다. 

회의를 할 때 리더는 가급적 자신의 의견 제시를 자제해야 한다. 리더가 의견 제시를 하기 시작하면 다른 참석자들은 그 의견에 크게 영향을 받을 수 밖에 없고, 결과적으로는 결론이 객관화되기 어려워진다. 리더는 회의 자리에서 영향력을 행사하지 말고 최대한 들어야 한다. 

최소한 한 번은 모든 참석자가 발언할 수 있도록 의견을 물어야 한다. 

의사 결정의 형태는 '상태'가 아닌 '실행'의 모습이 되어야 한다. 다시 말하면, '이렇게 결론이 났다'가 아니고 '이렇게 진행한다'라는 형태로 정의되어야 한다. 의사 결정이 되었으면, 바로 '할 일'의 형태로 바꾸어야 한다. 의사 결정에 따라서 구체적으로 언제까지 어떤 일을 해야 하는지를 명시하고, 담당자를 지정한다. 

회의에서 가장 중요한 일은 할 일 목록(To-do List)을 도출하는 것이다. 의사 결정을 마친 뒤에는 실행을 위한 구체적인 내용, 담당자 선정, 그리고 완료 기한을 바로 정해야 한다. 할 일의 담당자를 정할 때는 참석자들의 의견을 객관적으로 물어 결정해야 한다. 자원해서 하겠다는 사람이 있더라도 무조건 그 사람으로 선택하면 안 되고, 꼭 다수를 놓고 참석자들의 의견을 물어 선택하는 것이 좋다. 

회의록의 예. 

주제	업무 소통 문화 혁신 프로젝트 - 진행점검 회의 (1/1)	작성자/검수자	김사원/이부장
참석자	기획팀 : 이부장, 최차장, 송대리, 김사원  인사팀 : 박팀장, 허과장, 서인턴  외부컨설팅 : 정대표, 김이사	날짜/시간	2015/01/08/목 14:00-14:30
		장소	6층 소회의실
	할 일 목록(To-do List) → 해결내용	담당자	기한	완료
1	주간회의 요구 사항 정리 및 공유 → 15일 공유 완료	최차장	10/17(금)	Y
2	기획팀, 인사팀 직원 대상 세미나 실시	김이사	10/21(화)	N
3	주간회의 템플릿 구성 완료 및 공유	박팀장	10/21(화)	N
Draft  상세	회의에서 논의된 내용을 모두 적는다.  발언이나 의견 제시자의 이름을 함께 적는다. 주제 : 업무 소통 문화 혁신을 위한 프로젝트 진행 점검 회의  Draft  주간 회의 템플릿 요구사항은 정리해서 공유하였음 (최차장)  차주까지는 직원 교육 필요, 템플릿 확정 필요 (이부장)  차주 초에 세미나 가능함 (정대표)  인사팀에서 공지하고 직원들 준비시키겠음 (박팀장)  경영진도 참석해야 함 (정대표)  경영진도 참석하도록 공지하겠음 (박팀장)	세미나는  최소한 2시간이 필요함 (정대표)  2시간 반으로 일정을 잡겠음 (박팀장)  기획팀의 모든 인원들이 의사소통 방식에 대한 의견을 이미 물어보았음 (최차장)  의지있음 동의. 하지만 아직 소통 방법 모름 (송대리)  인사팀도 전사적인 소통 개선 필요 인식하고 있음 (허과장)  아직은 잘 모르지만 회사에서 소통이 중요하다는 것을 배우고 있음 (서인턴)  중간에 필요한 부분이 있으면 언제든지 가이드 드리겠음 (김이사)

회의 진행 순서 및 개략적인 소요 시간 : 
참석자 점검(3분),
할 일 목록 점검(3분),
회의 주제 확인(3분),
의견 취합 및 결론 도출(12문),
할 일 목록 정리 및 확인(7분),
공지 및 마무리(2분). 

회의록 공유의 효과 : 
① 객관적이고 공정한 업무 처리, ② 직원들의 평가를 위한 근거 자료로 활용,
③ 직원 육성 및 순환 보직의 효과, ④ 직원들 간의 상호 견제 및 협력