문서관리 노하우

대원칙 : MECE 

Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 
서로 중복없이 전체로서 누락없이 

폴더 관리 규칙 

1. 큰 것에서 작은 것 순으로 (대주제>소주제) 
2. 최상위에 업무 외 폴더를 둘 것 (*업무 외(개인), (공통)) 
3. 넘버링은 숫자로 001, 002... 가장 중요한 폴더는 000 
4. 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 생성 
5. 자주 사용하는 폴더는 상단으로 재배치 
6. 임시폴더를 두려거든 삭제주기를 정해서 자주 삭제하도록 

파일 네이밍 규칙 

1. 접두사 : 날짜_업무구분_(원제목) 
2. 접미사 : (원제목)_버전_작성자 
3. 슈퍼접미사 : _f, fin, final, 최종 (결제까지 다 이뤄지고 나서 붙일 것) 
4. 띄어쓰기보다는 언더바(_)를 활용 
5. 다같이 주고받는 파일은 원본 명칭을 따를 것 

체크리스트 

1. 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가? 
2. 내 업무는 크게 몇 가지(프로젝트)로 나뉘는가? 
3. 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가? 
4. 누구로부터의 요청을 받아서 하는 업무인가? 
5. 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가? 
6. 그렇다면 주기는? 
7. 어느 부서와 연관된 업무인가? 
8. 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가? 
9. 한 번 저장하면 그 후로 수정할 일이 없는 파일인가?